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Table des matières

Le logiciel Kohinos, Documentation

Kohinos, un logiciel fait pour les MLCC par des MLCC

• Chapitres :

Selon votre “rôle” dans la monnaie, des chapitres différents vont vous intéresser :

Pour tous : "Que propose Kohinos ?" pour bien commencer…
ADHÉRENT de base (=utilisateur) PRESTATAIRE COMPTOIRS ADMINISTRATEURS CENTRAUX
Doc ADHÉRENT Doc PRESTATAIRE Doc COMPTOIR Doc ADMINISTRATEUR
Pour tous : "La circulation de la monnaie" pour bien tout comprendre

Que propose Kohinos ?

  • un site d'information pour les utilisateurs de la monnaie : listes de prestataires, cartographie, actualités…
  • un espace de gestion pour les administrateurs de la monnaie : circulation des stocks de billets disponibles à la vente, soldes des comptoirs, état des adhésions,…
  • une plateforme d'émission et de transferts de la monnaie sous forme numérique : paiements, transferts, achat, reconversion,…
  • une interface de gestion des comptes adhérents et prestataires : adhésions, coordonnées personnelles,…

Les principes qui ont présidé à son élaboration.

Une Monnaie Locale Citoyenne doit avoir une gestion qui réponde à plusieurs obligations :

  • être rigoureuse
  • épargner ses bénévoles en leur offrant un outil facile d’utilisation et peu exigeant en temps de travail
  • être suffisamment proche de ses utilisateurs et prestataires pour qu’une relation de confiance s’établisse
  • répartir la tâche entre autant de personnes que possible, en définissant bien le rôle de chaque opérateur
  • permettre aux utilisateurs un accès facile à la conversion et au paiement de leurs achats
  • permettre aux professionnels de se payer entre eux, de payer des salaires, ou de demander une reconversion, le plus facilement possible.
  • permettre aux professionnels de fournir des relevés à leur comptable
  • garder la trace de toutes les opérations accomplies, même erronées puis corrigées.

En outre, il sert également à l’association, grâce à sa base de données unique, pour gérer les adhésions et cotisations (utilisateurs et prestataires), établir en temps réel la cartographie interactive des prestataires, réaliser toutes les tâches de gestion de façon décentralisée..

Documentation pour l’adhérent « de base » (= utilisateur)

La monnaie : à la fois papier (Molo) et numérique (e-Molo).

Dans l'ensemble de cette documentation les termes Molo et e-Molo seront employés de façon générique pour désigner respectivement une monnaie locale en version papier et son équivalent en monnaie locale numérique. Remplacez mentalement Molo par Graine, Cagnole, Doume, Krôcô, Galais, Pêche,…

Que peut faire un utilisateur sur la plate-forme kohinos de sa monnaie ?

Remarque : la plateforme de votre monnaie est accessible aussi bien à partir d’un ordinateur (quel que soit l’OS) que d’un ordiphone (=smartphone) voire d’une tablette. Toutes les opérations décrites ci-dessous sont réalisables quel que soit le terminal utilisé.


Ce qui peut être fait sans connexion ni identification :

  • voir les données synthétiques concernant sa monnaie :
    • la structure : nombre d’utilisateurs, nombre de prestataires, de groupes locaux, de comptoirs
    • les données en temps réel : total de monnaie papier nantie (=circulante), total de e-Molo (numérique) nantis, monnaie totale en circulation (total des deux)
  • consulter la carte interactive et la liste des prestataires (ceux qui acceptent la monnaie locale)
  • consulter la liste et la carte des comptoirs d’échange (là où on peut se procurer des Molo en échange d’euros
  • consulter les cartes des Amap et des marchés
  • accéder à des « actualités », à l’aide, FAQ et divers liens (selon paramétrage propre à chaque monnaie)

Ce qui peut être fait après connexion et identification :

Après s’être identifié à l’aide du bouton se connecter , avoir indiqué son identifiant (adresse mail) et son mot de passe, l’utilisateur a accès à plusieurs fonctions grâce à des boutons regroupés sur la page d’accueil.

  • Remarque : un utilisateur « de base » verra toujours sa page d’accueil personnelle dès identification. Si un utilisateur exerce une autre fonction (=rôle) sur la plateforme, il sera reconnecté dans la dernière fonction utilisée. S’il est par exemple reconnecté comme « gestionnaire de comptoir » (c’est indiqué dans l’onglet en haut à droite à côté de la silhouette) il devra aller dans ce même onglet pour faire le choix du rôle en fonction de la tâche qu’il souhaite accomplir. S’il souhaite consulter son compte personnel ou effectuer des transactions il devra choisir le rôle adhérent.
Mot de passe oublié ?
  • Ça arrive à tout le monde… Pas de panique ! Dans la fenêtre de connexion, où on indique identifiant et mot de passe, figure un bouton mot de passe oublié qui vous enverra un mail pour réinitialiser. Vous n'avez pas perdu le mot de passe de votre messagerie, au moins ?

• Solde de votre compte

En haut se trouve un cadre dans lequel est indiqué le solde de votre compte en e-Molo (seulement en monnaie numérique, évidemment, puisque nul ne peut savoir combien de billets de Molo se trouvent dans votre porte-monnaie, ça ne regarde que vous)

• Bouton « demande d’achat de monnaie numérique »

Si on le déroule on peut :

  • sélectionner un mode de paiement. A ce jour : chèque, virement, HelloAsso (par CB)
  • indiquer le montant désiré
  • saisir une référence (Référence du virement, date d'envoi du chèque, référence du paiement Helloasso…)
  • valider
  • Note : pour chaque mode de paiement des indications supplémentaires s’affichent
  • On peut aussi consulter les demandes précédentes.
  • Que se passe-t’il ensuite ? Un administrateur (trésorier ou responsable du siège) va recevoir cette demande et dès qu’il aura constaté le paiement il pourra créditer votre compte en e-Molo. Les délais sont donc variables, selon LaPoste et la banque. Pour HelloAsso ça peut aller bien plus vite (mail automatique) mais ça reste une opération manuelle… Le module « HelloAsso » en cours de développement permettra d’automatiser cette tâche et d’en ramener le délai à quelques minutes seulement (le financement de ce module n’est pas bouclé, vous pouvez y contribuer https://kohinos.com )

• Bouton « virement vers un prestataire »

On va y trouver :

  • le choix du prestataire, destinataire du virement (liste déroulante)
  • le choix du montant, au centime près (contrairement aux billets de Molo)
  • un champ pour indiquer une référence : ce que vous voulez, en faisant en sorte que ce soit pratique. Par ex. un nom, une date…
  • et le bouton « valider »
  • Si le paiement est accepté (solde suffisant, connexion ok,…) un panneau affichera immédiatement le destinataire, le montant, la date et l’heure exacte, ce qui constitue une preuve suffisante par exemple sur un marché avec un smartphone. Vous pourrez aussi constater que votre solde a été amputé du montant de votre paiement (hélas… mais tout à fait rassurant!).
  • En parallèle vous et votre commerçant allez recevoir presque aussitôt un mail indiquant que le paiement s’est bien déroulé (mais on peut choisir de désactiver…)

• Bouton « virement vers un adhérent »

Il procède exactement de même, sauf que c’est la liste déroulante de tous les utilisateurs ayant un compte numérique et à jour de cotisation qui est appelée.

  • Dans quel cas un virement vers un adhérent est-il utile ? Pour un commerçant, par exemple pour un remboursement. Mais aussi pour payer une partie de salaire ou une prime à un·e employé·e, ou verser sa propre rémunération de chef d'entreprise. Pour un utilisateur, bien des situations peuvent rendre cette fonction utile : faire un cadeau à son petit-fils, donner son argent de poche à son ado, rembourser un ami des courses qu’il a faites pour vous, acheter un objet d’occasion…

• Bouton « dernières opérations »

Il affiche ce que son nom indique : achat de monnaie (€/e-Molo, conversions Molo/e-Molo et vice-versa, virements émis et reçus, cotisations payées en Molo. En dessous un bouton « voir toutes les opérations » fait aussi ce qu’il promet. Mais c’est plus sophistiqué : on peut trier par mode de paiement, faire une recherche,… et exporter le fichier dans divers formats (xls, csv,…)

• Bouton « mes cotisations »

Il récapitule toutes vos cotisations passées en indiquant date, montant et moyen de paiement utilisé. Si votre cotisation n’est plus à jour un bouton l’indiquera et vous pourrez procéder aussitôt au paiement en e-Molo (si le solde est suffisant bien sûr…).

• Enfin le bouton « modifier mes informations »

Il affiche vos données de contact : nom, prénom, adresse, mail qui sont modifiables sauf le mail (c’est votre identifiant de connexion, il n'est modifiable que par un “admin” par sécurité). Il y a aussi un bouton pour activer/désactiver les « alertes mail à chaque transaction ». A vous de voir…

• Mot de passe du compte

Par le menu adhérent\mon compte (en haut à droite) on peut aussi modifier nom, prénom et choix pour les alertes mail comme ci-dessus, mais également changer le mot de passe de son compte. Valable quel que soit le “rôle” dans lequel on est connecté. À faire de temps en temps…



La circulation de la monnaie, nantie et non nantie

Définitions

  • Coupons = “billets” de Molo
  • e-Molo = Molo numériques
  • Nantissement = c'est l'action d'échanger une somme en euros comme la même somme en Molo. Les € collectés garantissent ainsi la valeur des Molo en circulation. Le plus souvent ils sont déposés sur un compte d'une banque éthique, pouvant ainsi servir à financer une part de la transition écologique et citoyenne.
  • Monnaie non nantie = réserve de billets de Molo à répartir ou à vendre (non encore compensés par des €). Ces billets peuvent se trouver au siège, dans un groupe local ou dans un comptoir, fixe ou mobile.
  • Solde de monnaie “papier” en circulation = Total des Molos coupons entre les mains des utilisateurs et des prestataires. Est égal au “total vendu” moins le “total reconverti en €”.
  • Solde de monnaie numérique en circulation = Total des e-Molos sur les comptes numériques des utilisateurs et des prestataires.
  • Monnaie totale nantie = Total des billets de Molo en circulation + e-Molo en circulation (avec contrepartie en €)

Kohinos permet de tracer précisément tous les flux de billets non nantis, de leur émission (impression) jusqu'à leur “vente” : siège → groupe local → comptoir → utilisateur et vice-versa. Mais une erreur étant toujours possible, il est conseillé de doubler la saisie par des écritures sur papier. En effet si lors d'un transfert du groupe vers un comptoir il a été saisi “300 Molos” au lieu de “200”, le papier prouvera plus tard (on l'espère) que le transfert était bien de 200 et non 300. Pour les achats de monnaie numérique c'est différent il reste toujours une trace du chèque ou du virement. Le principe est “On enregistre dans kohinos ce qui a déjà été consigné sur papier

Edition de la monnaie

1) le papier qui sort de l’imprimerie n’est pas encore de la monnaie : c’est quand l’utilisateur va donner des euros en échange que les billets auront vraiment de la valeur. Le flux de billets visible par les différents opérateurs ne concerne que les billets non-nantis (= à « vendre »). Ce qui est dans les tiroirs-caisse et les porte-monnaie n'est pas traçable…

2) sous sa forme numérique, la monnaie est aussi garanti par un dépôt en euros. Le flux de monnaie numérique entre prestataires et utilisateurs n'est visible que par les personnes habilitées (administrateurs) mais celles-ci ne peuvent connaître ni les soldes des comptes personnels ou professionnels, ni la nature des transactions. Seule une autorité judiciaire est en mesure d'y avoir accès sur requête spécifique.

Passage de la forme billets à la forme numérique et inversement

Ce passage se fait dans les comptoirs : si un utilisateur ou un prestataire procède à un «dépôt de billets» dans un comptoir le montant du dépôt sera crédité sur son compte numérique ; s'il procède à un «retrait de billets» à partir de son e-compte, comme il le ferait d’un distributeur bancaire, le montant retiré sera débité de son e-compte.

Transferts internes entre comptoirs ou entre groupes locaux

Les éventuels transferts de monnaie papier non nantie ne peuvent pas se faire directement entre deux comptoirs ou entre deux groupes. Dans la réalité ils peuvent se produire, mais ne seront pas enregistrés ainsi. C'est l'instance supérieure qui devra se charger de l'enregistrement.

Transfert entre deux comptoirs : l'enregistrement dans Kohinos devra se faire de la façon suivante : le gestionnaire de groupe récupère des billets auprès d'un comptoir (bouton retour au groupe ) puis les transfère, tout ou partie, à un autre comptoir (bouton transfert au comptoir ). S'il ne transfère pas tout, le solde de billets détenu par le groupe sera donc augmenté.

Même logique pour un transfert entre deux groupes locaux. Les billets (selon Kohinos) transiteront par le siège. C'est l' administrateur siège qui effectuera les deux mouvements : d'abord la remontée des billets vers le siège (bouton transfert du groupe au siège ) puis le renvoi de billets vers un autre groupe (bouton transfert au groupe ).



Documentation pour les prestataires

La personne qui administre un compte “prestataire” est aussi (et d'abord) un “adhérent” de la monnaie. En fait la personne a d'abord été déclarée dans Kohinos, puis on lui a affecté le “rôle” de gestionnaire de prestataire (plusieurs personnes possibles).

Au moment de sa connexion, la personne devra donc choisir quel rôle elle veut exercer : adhérent ou prestataire.

Si elle choisit ''prestataire'' elle disposera de plusieurs options :

  • l'indication du groupe local dans lequel ce prestataire est inscrit (non modifiable)
  • l'indication des rubriques dans lequel il est répertorié (non modifiable)
  • sa raison sociale (= nom commercial)
  • son statut (diverses utilisations possibles, dont précision sur le métier : “épicerie vrac, zéro déchet, bio et local”
  • son Siret
  • son IBAN (nécessaire pour “reconvertir” des e-Molos par virement)
  • un bouton accepte la monnaie électronique ou pas…
  • des champs responsable et métier du responsable (publics)
  • puis une grande fenêtre description (une vraie page…) qui permet :
    • de saisir ou coller du texte et de l'organiser selon des styles préprogrammés : normal, T1, T2, T3, préformaté
    • de mettre en relief grâce au gras et à l'italique
    • de faire des listes à puces, des citations, importer du code
    • d'insérer des images et des tableaux
    • et des liens (vers url, ancre, téléphone, courriel)
  • vient ensuite la gestion de la (ou des) adresse(s)
    • nom de l'adresse (par ex. magasin, siège, entrepôt, atelier…)
    • une case à cocher visible sur la carte (en effet on peut ne pas souhaiter communiquer toutes les adresses au public (adresse administrative par ex.) mais les communiquer aux responsables de la monnaie pour les besoins de gestion et contact)
    • l'adresse elle-même, le code postal, la ville
    • le bouton géolocaliser qui va montrer automatiquement l'emplacement proposé ; on peut modifier si besoin d'un clic de souris
    • en dessous les indications latitude/longitude qu'il est sans doute préférable de ne pas modifier sauf exception.
    • un bouton ajouter adresse permet de faire exactement ce qu'il annonce : ajouter une adresse supplémentaire
  • Le tout se termine par un bouton valider les modifications qui enregistre toutes les modifs faites ci-dessus.

Ensuite on trouve les mêmes fonctions que sur un compte "adhérent", à savoir :

  • le solde du compte pro en e-Molo (il est tout en haut)
  • dernières opérations
  • mes cotisations
  • demande d'achat de monnaie numérique
  • virement vers prestataire
  • virement vers adhérent

Deux fonctions spécifiques aux prestataires font leur apparition :

  • inscription AMAP/Marchés : permet de faire figurer le prestataire dans la liste des participants à une Amap ou à un marché (mais les Ampap et les marchés doivent au préalable avoir été paramétrés par un administrateur du site kohinos de la monnaie)
  • reconversion : permet de demander l'échange des e-Molos excédentaires et d'en obtenir le remboursement par virement en euros sur son compte bancaire. (Légalement cette faculté n'est accordée qu'aux prestataires, pas aux “adhérents” simples)
    • Le solde de votre compte va s'afficher, suivi du “taux de participation aux frais de gestion” en vigueur
    • un champ pour saisir le montant
    • et un bouton valider
    • Le montant reconverti sera immédiatement retiré de votre compte numérique (et de la masse monétaire en circulation). Le virement sera fait “manuellement” dans les meilleurs délais par le trésorier alerté par mail ou par son “tableau de bord”. S'il est appliqué un taux différent de 0%, le pourcentage correspondant sera soustrait du virement à faire et alimentera la caisse de fonctionnement de l'asso (ou un compte social…). En principe, un justificatif devra être édité.


Documentation pour les gestionnaires de comptoirs

Un comptoir est directement rattaché à un “groupe local” qui l'approvisionne en billets à mettre en circulation (à vendre) et auquel il fait remonter les résultats de son activité : bordereaux, chèques, espèces euros…

Un comptoir sera le plus souvent un prestataire qui accepte de jouer ce rôle. Ce peut aussi être un adhérent ou un administrateur qui joue ce rôle, éventuellement de façon mobile.

Le gestionnaire d'un comptoir n'est pas automatiquement la personne responsable du magasin dans lequel il se trouve, ce peut être une autre personne ou un administrateur. Avant d'être déclaré comme gestionnaire de comptoir il faut être enregistré comme adhérent (éventuellement à titre gratuit).

Page d'accueil d'un gestionnaire de comptoir :

Solde du comptoir

C'est le montant des billets disponibles à la “vente”, donc non nantis. Ils peuvent soit avoir été transmis par le siège (via le groupe local), soit avoir été déposés par des utilisateurs ou prestataires (voir dépôt ci-dessous)

Configuration du comptoir

  • Son nom
  • Sa description : espace large avec diverses fonctions d'édition, texte avancé, images, tableaux, liens (comme pour un prestataire)
  • Une image : elle s'affichera dans la bulle-info en cliquant sur le marqueur de géolocalisation. Donc de préférence une petite image suffira (250 x 100 px par ex.)
  • et un bouton modifier pour valider

Dernières opérations

On y trouve la liste des dernières opérations ayant modifié le solde de billets disponibles du comptoir : vente, dépôt, retrait, transfert. Attention ! : les ventes de Molos numériques n'y figurent pas, du fait que ces e-molos ne sont pas émis par le comptoir mais par le siège (et ne modifient donc pas le solde du comptoir)

En dessous un bouton voir toutes les opérations permet d'accéder à toutes les opérations, de les filtrer par type ou par date et de les exporter (XLS, CSV,…)

Une discussion est engagée sur le Gitlab ( https://gitlab.com/Kohinos/kohinos/-/issues/138 ) pour que tous les mouvements réalisables dans un comptoir soient enregistrés et listés ici.

Vente de billets (adhérent ou prestataire)

  • Choix de l'adhérent (ou prestataire)
  • Montant
  • Moyen de paiement (espèces ou chèque)
  • Référence
  • Valider
  • Le solde du comptoir va diminuer en conséquence.

Retrait (adhérent ou prestataire)

  • Choix de l'adhérent (ou prestataire)
  • Montant
  • Référence
  • Valider
  • Le solde du comptoir va diminuer. Le solde du compte en e-Molo de l'adhérent va diminuer aussi. La masse monétaire en circulation reste inchangée (il s'agissait de changer des e-molos en molos)

Dépôt d'espèces (adhérent ou prestataire)

  • Choix de l'adhérent (ou prestataire)
  • Montant
  • Référence
  • Valider
  • Le solde du comptoir va augmenter. Le solde du e-compte de l'adhérent va augmenter. La masse monétaire est inchangée.

Vente de monnaie numérique (adhérent ou prestataire)

  • Choix de l'adhérent (ou prestataire)
  • Montant
  • Mode de paiement (espèces ou chèques / Une case “autre” est prévue au cas où par exemple ce comptoir pourrait vérifier la bonne émission d'un virement
  • Valider la vente
  • Le solde du comptoir est inchangé (il ne s'agit pas de billets). Le solde du e-compte de l'adhérent va augmenter. La masse monétaire augmente. Le paiement en euros devra remonter au siège pour nantissement.


Documentation pour les administrateurs

Installation, configuration de départ

Notez qu'il est bien précisé en tête de la page d'installation du Kohinos que toutes les informations demandées ci-dessous sont obligatoires, mais sont modifiables ensuite dans l'interface d'administration.

Configurations globales

Nom de la monnaie (long)

C'est en fait plutôt le nom de l'association gestionnaire, c'est de ce nom que seront signés les divers avis envoyés par mail (inscription adhérent, mouvement sur le le e-compte,…)

Nom court de la Monnaie ou abréviation

Le nom courant de la monnaie : Doume (ou La Doume), Pêche,… C'est ce nom qui sera utilisé comme préfixe des objets des mails d'avis : La Doume : création de votre compte adhérent

Email utilisé pour l'envoi des notifications

C'est l'adresse qui va être expéditrice des mails d'avis aux adhérents et gestionnaires. Évidemment il faut qu'elle existe au préalable !

Email de réception des demandes de contact

Il y a un formulaire de contact dans le Kohinos (bouton en bas à droite page d'accueil). C'est l'adresse qui va recevoir les mails générés par le formulaire de contact.

Montant pas défaut des cotisations de adhérents

On peut mettre un chiffre précis (sans virgule, mais le point est accepté). On peut aussi écrire “libre”…

Montant pas défaut des cotisations prestataires

idem

Taux de reconversion des prestataires

C'est le taux par défaut en % qui est prélevé sur les opérations de reconversion de Molo ou e-Molo en euros. Seuls les prestataires ont droit à cette opération qui est interdite pour les utilisateurs adhérents. Pour un taux par défaut de 3%, écrire “3” et non “0.03” ou “3%”. ce taux peut ensuite être personnalisé pour certains prestataires, en plus ou en moins.

Coordonnées par défaut du centre de la carte

La carte qui géolocalise vos prestataires et comptoirs d'échange doit être centrée sur votre territoire d'action. Les coordonnées latitude et longitude sont indiquées sous la forme : [45.7,3.2] la virgule séparant lat et long. Ne pas oublier les crochets [ et ]. Voir aussi FAQ.
• Procédure pour connaitre les coordonnées de votre territoire :
Pour déterminer le centre et le zoom de la carte Ouvrir OpenStreetMap : https://www.openstreetmap.org/
Déplacez et zoomez jusqu'à obtenir une bonne vision de votre territoire.
Notez les valeurs affichées à la fin de l'adresse dans la barre d'adresse ; ex : 11/43.8291/4.3753 . Le 11 sera la valeur de zoom, les 43.8291 et 4.3753 les valeurs latitude et longitude à transcrire sous la forme [43.8291,4.3753] .

Zoom de la carte

Entrer un nombre entier entre 1 et 19. Voir ci-dessus.

Utiliser Wordpress pour le site web

true/false • Répondre “false” sauf si vous installez aussi un “module Wordpress” qui aura pour tâche d'intégrer le Kohinos dans votre site Wordpress.

Utiliser le paiement par CB avec Payzen

true/false • Tant que vous n'avez pas contracté une application PayZen (et une appli de Vente à Distance auprès de votre banque) répondez “false”. Vous basculerez en “true” dès que vous serez en mesure de proposer l'achat de e-Molo en ligne avec une carte bleue. Notez bien que le module PayZen ne sert qu'à ça, et n'intervient nullement dans les paiements numériques en e-Molos.

Valeur des différents montants des billets

Cette indication permet d'éviter des erreurs de saisie en interdisant des mouvements de billets impossibles (une transaction de 123,50 Molos ne sera possible que si vous disposez de billets de 0,50 Molo). Indiquer les suite de valeurs séparées par une virgule (et donc un point encas de valeur décimale).

Premier groupe local

Nom

Au moins un groupe local est requis pour installer Kohinos.

Solde de monnaie papier actuellement au groupe

C'est le montant de billets de Molo disponibles au niveau du groupe, en attente d'échange contre des euros. Ce montant n'est donc pas nanti.

Premier comptoir

Au moins un comptoir est requis pour installer le Kohinos.

Nom

Ce peut par exemple être le Siège, s'il fait office de comptoir d'échange. Dans ce cas pour le différencier du Siège lui-même en tant qu'entité, le nommer par exemple “Comptoir du siège” et non simplement “Siège”.

Géolocalisation

Adresse / Code Postal / Ville puis cliquer sur Géolocaliser pour positionner automatiquement sur la carte (qui va apparaître). Corriger si nécessaire en cliquant la bonne localisation sur la carte (ne cherchez pas à déplacer le marqueur, cliquez simplement). Latitude et longitude : ne pas modifier ce qui est apparu automatiquement dans ces champs, sauf si l'emplacement n'est pas exact et que vous connaissez les bons paramètres longitude/latitude.

Solde de monnaie actuellement au comptoir

Comme pour le premier groupe, c'est la somme de billets disponibles à la vente (échange contre euros).

Configuration du siège

Solde de monnaie actuellement au siège

C'est la somme de billets au Siège, disponibles pour la distribution vers les groupes et les comptoirs pour mise à la vente (échange contre euros). A vous de voir, si par exemple vous avez aussi de billets de Molo dans un coffre de banque, si vous devez ou pas les intégrer à ce total maintenant ou au fur à à mesure des vos approvisionnements…

Attention, pour une monnaie déjà lancée : Il vaut mieux remplir la ligne “solde de monnaie papier actuellement au siège” après avoir complètement créé la structure et les opérateurs. En effet il y a déjà de la monnaie non nantie ailleurs qu'au siège et il faut l'intégrer. Procédure : on fait le compte des billets non nantis présents dans les caisses à tous les niveaux : comptoirs, gestionnaires locaux (s'ils existent), siège. On les additionne ; le total sera le solde de la monnaie non nantie. On inscrit ce montant dans la ligne “solde de monnaie papier actuellement au siège”. C'est faux mais c'est provisoire. Aussitôt le siège note le transfert de ce qui leur revient aux gestionnaires locaux, et le même jour les gestionnaires locaux notent le transfert à leurs comptoirs. Chacun aura de nouveau son compte exact. “Le même jour”, pour que tout le monde sache que le date correspond au jour d'installation et que les comptoirs puissent fonctionner au plus vite.

Compte de monnaie nantie

Montant du fond de garantie. Si on veut être rigoureux (et il le faut…) il faudrait cumuler ici le montant du “compte de réserve”, plus le ou les éventuels comptes de transfert, plus les sommes en attente d'encaissement (chèque ou espèces) reçues en échange de Molo. En théorie cette somme doit correspondre exactement à la masse totale des Molo (et e-Molo) en circulation.

Création de l'utilisateur Super-Admin

Indiquer ici le mail, le mot de passe, le prénom et le nom du Super-Admin. Après l'installation, il sera le seul a avoir “les clefs” du Kohinos de la MLCC. Il est donc impératif de doubler rapidement ce rôle, même si une seule personne l'exerce effectivement.

Installer le système

Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton ! Pas de stress, nous l'avons déjà dit : toutes les informations demandées ci-dessus sont obligatoires, mais sont modifiables ensuite dans l'interface d'administration.

Note

A la suite de l'installation du système, un prestataire (un peu particulier, non affiché sur la carte) est créé, avec comme nom “Monnaie locale”, permettant de recevoir les adhésions/cotisations payées en e-Molos et de payer des fournisseurs-prestataires. (Ce texte est à modifier dans la page “installation”)


Les «Rôles» dans le Kohinos

Règles d'attribution des Rôles

Qui attribue les rôles ?

Les droits d’attribution (et de suppression) des différents rôles sont répartis hiérarchiquement entre les opérateurs. En fait le super-admin peut créer des rôles à tous les échelons.

Règles générales

  1. Un rôle d’opérateur ne peut être attribué qu’à une personne identifiée —personne physique— (une entreprise même individuelle, une collectivité, une association, ne peuvent pas être désignées en tant que telles comme opérateur)
  2. Une même personne peut être chargée de plusieurs rôles d’opérateurs (quand elle se connectera , elle choisira le rôle qu’elle adopte pour sa mission du moment)
  3. Certains droits peuvent être ouverts sans que cela relève de la mission proprement dite de l’opérateur et sans qu’il s’en serve de façon habituelle : cela permet de pallier l’indisponibilité provisoire d’un collègue : ainsi on peut désigner plusieurs “super-admin” dont un seul exerce habituellement ce rôle, mais les autres “ont les clés de secours”… (c'est même très fortement recommandé).
  4. Les accès aux pages d’administration peuvent être en lecture ou en écriture.

Règles particulières pour le Super Admin et l’Admin Siège

On ne peut enlever les droits à un Admin Siège ou un Super Admin que s’il en existe déjà un second.

Fonctions par Rôle dans Kohinos

Les fonctions décrites sont bien celles qui sont exercées dans le cadre du Kohinos. Elles peuvent être différentes des fonctions au sein de l'association. Par exemple, le Trésorier Kohinos peut très bien être une personne différente du (ou des) Trésorier(s) de l'association de MLCC.

Super-Admin

  • Installe et configure le logiciel, crée le premier groupe, le premier comptoir, inscrit la quantité de monnaie papier à diffuser au départ et le compte de monnaie nantie ;
  • Crée les premiers adhérents et leur attribue les premiers rôles (comptoir, admin siège, trésorier, contrôleur…) ;
  • Par la suite, est responsable de la remontée des bugs et est en lien avec la communauté des développeurs Kohinos ;
  • A toute latitude pour gérer l'apparence et l'organisation du site Kohinos (gestion des rubriques, actualités, FAQ, pages, menus,…) ;
  • Peut effectuer de nombreuses tâches de gestion, normalement dévolues aux autres rôles ;

Il est impératif de confier ce rôle à au moins deux personnes différentes afin de garantir la continuité.

Admin Siège

  • Crée les groupes et les gestionnaires de groupe.
  • Diffuse la monnaie papier dans les groupes et la fait remonter si nécessaire ; remplace les billets endommagés.

Trésorier

  • Voit les adhésions (y compris les adhésions gratuites (à 0€) ; peut en ajuster les dates de validité, modifier le mode de paiement, délivrer un reçu… ;
  • Voit les demandes de reconversion sur le Kohinos et effectue les virements correspondants ;
  • Voit tous les flux (transferts de Molos, virements de e-Molos, cotisations…)
  • Constate l'achat de e-Molos par les moyens hors CB (chèque, espèces, virement, prélèvement, helloasso…) et crédite les e-comptes en conséquence.

Contrôleur

  • A la vision sur toutes les transactions et peut signaler des anomalies (?) ;
  • N’a pas possibilité d’agir directement sur le site et les transactions ;
  • Facultatif.

Gestionnaire de groupe

  • Crée les autres rôles du groupe (contact, rédacteur, comptoirs,…)
  • Assure les transferts de billets entre le siège et les comptoirs de son groupe ;
  • Relève les euros des conversions et adhésions dans les comptoirs et les remonte au siège (ou les dépose à la banque agréée sur les comptes dédiés (hors kohinos) ;
  • Enregistre toutes les données d'un prestataire : mail, téléphone, gestionnaires, caissiers, géolocalisation, description, horaires,… ;
  • Crée et renouvelle les adhésions d’adhérents et des prestataires de son groupe ;
  • A accès au listing des adhérents et prestataires du groupe (mail, adresse, cotisations…) ;

Contact de groupe

  • Crée et renouvelle les adhésions d’adhérents et des prestataires de son groupe ;
  • Enregistre toutes les données d'un prestataire : mail, téléphone, gestionnaires, caissiers, géolocalisation, description, horaires,… ;
  • A accès au listing des adhérents et prestataires du groupe (mail, adresse, cotisations…).

Rédacteur

  • Peut agir sur l'organisation et l'apparence du site kohinos :
    • créer des rubriques (catégories de prestataires), leur affecter des pictogrammes,… :
    • créer des “actualités” et des articles de FAQ ;
    • organiser les menus du site ;
    • créer des pages et déposer des documents.

Comptoir

  • Reçoit du gestionnaire des billets non-nantis ;
  • Fait les conversions demandées par les adhérents et prestataires (vente de Molo, dépôt et retrait de billets,…) ;
  • Crée et renouvelle les adhésions d’adhérents de son groupe (pas des prestataires).
  • Fait remonter les euros des “ventes” et adhésions à son gestionnaire de groupe ;

Adhérent

  • Met la monnaie en circulation en convertissant des euros contre des Molos ou e-Molos ;
  • Les utilise dans le réseau de prestataires professionnels affichés sur Kohinos ;
  • Peut effectuer des virements de e-Molos vers un prestataire ou un autre adhérent ;
  • Peut effectuer un retrait de son compte dans un comptoir (retirer des billets Molos qui seront débités de son compte e-Molo) ;
  • N’a pas le droit de reconvertir ses Molos/e-Molos en euros ;
  • Peut payer sa cotisation en ligne en e-Molos ;
  • A une page personnelle qu’il gère lui-même : adresse, téléphone,…

Prestataire

  • Accepte les paiements en monnaie locale et, à ce titre, est affiché sur les pages publiques du Kohinos ;
  • A un compte numérique en e-Molos sur lequel il peut encaisser des paiements et payer ses fournisseurs adhérents de la MLC ;
  • Peut effectuer un dépôt ou un retrait de billets au comptoir ;
  • Peut demander une reconversion de e-Molos en euros ;
  • A une page personnelle qu’il gère lui-même (modifier ses infos persos, modifier ses infos pros, remplir sa page publique,..) ;
  • Un·e responsable de l’entreprise aura automatiquement un compte “adhérent” à son nom ;
  • Peut désigner des “caissiers” qui ont un accès limité aux paiements en temps réel (si l'équipement de caisse le permet…).

Partenaire

En tous points équivalent au prestataire…


Procédures de création et paramétrage des différents organes

Avant de créer les entités suivantes, gardez en tête que certaines l'ont été lors de l'installation : un premier groupe local et un premier comptoir, ainsi qu'un “prestataire” un peu particulier : non public, non affiché sur la carte ayant comme nom “Monnaie Locale”. Ce prestataire Monnaie Locale permet de recevoir les adhésions/cotisations en e-Molos.

!! ATTENTION !! Il est vraiment préférable avant toute création d'un rôle d'utilisateur (au sens “utilisateur du site kohinos” autre que “adhérent de base”) de créer d'abord l'adhérent correspondant, éventuellement à titre gratuit (sans cotisation).

Exemples :

  • Jean Dupont est Trésorier ; créez d'abord l'adhérent Jean Dupont dans le menu “adhérent”, puis accordez-lui les droits de Trésorier dans le menu “utilisateurs”.
  • Anne Legrand gère un magasin qui accepte les Molos (et le e-Molos) ; créez d'abord l'adhérente Anne Legrand, puis créez sa boutique “Chez Anne” dans le menu prestataire et déclarez Anne comme “gestionnaire”.
  • Paul Bismuth a accepté de s'occuper du comptoir “centre-ville”. Si le comptoir n'existe pas encore, le créer. Créez l'adhérent Paul Bismuth puis accordez-lui le rôle de “comptoir” et indiquez “centre-ville”.

Adhérent

Créer un Adhérent

  • Se connecter avec le Gestionnaire de groupe ou Comptoir
  • Administration \ Adhérent \ Ajouter
  • Champs à saisir :
    • Courriel
      l'adresse mail (courriel) est l'identifiant unique de chaque enregistrement adhérent, il semble donc impossible d'enregistrer deux adhérents différents avec la même adresse mail.
      Astuce : introduire ”+1” ou “+2” ou etc juste avant le @ de l'adresse ; les mails seront acheminés à l'adresse racine sans autre formalité. Ex : toto+1@orange.fr et toto+2@orange.fr sont tous les deux acheminés directement vers toto@orange.fr
    • Adresse
    • Code postal
    • Ville
    • [x] Activé
  • Valider : Créer

Puis mettre à jour sa cotisation :

  • Administration \ Adhérent \ Cotisation \ + Ajouter
  • Champs à saisir :
    • Montant (on peut mettre 0€ si elle est offerte)
    • Référence
    • Expéditeur (adhérent concerné par la cotisation)
    • Moyen
    • Année de référence
    • Date de début
    • Date de fin
  • Valider : Créer

Groupe Local

Créer un Groupe Local

Rappel : un premier groupe local a été créé lors de l'installation du kohinos.

  • :!: Si un fichier “adhérents” a été importé avec le champ “groupe” renseigné, alors les groupes locaux ont été créés.
    Sinon :
  • Se connecter avec Administrateur siège ou Super Admin ;
  • Administration \ Groupe locaux \ + Ajouter ;
  • Saisir : Nom du groupe ;
  • Cocher [x} Activé ?
  • Valider : Créer
Déclarer un Gestionnaire de Groupe Local (GGL) :
  • Se connecter avec : Administrateur siège ou Super Admin ;
  • Se rendre sur Aministration \ utilisateurs et sélectionner l'adhérent
  • Sécurité \ Groupes de rôles possibles : cocher [x] Gestionnaire de Groupe
  • Ceci fait apparaître le champ Groupe local géré (obligatoire) : choisir le(s) groupe(s) dans la liste déroulante (on peut gérer plusieurs groupes et plusieurs personnes peuvent (co)gérer le même groupe) ;
  • Validation : Mettre à jour et fermer

Comptoir

Créer un Comptoir

Rappel : un premier comptoir a été créé lors de l'installation du kohinos.

  • Se connecter avec Gestionnaire de groupe ou rôles supérieurs (SuperAdmin ou AdminSiège…)
  • Administration \ Comptoirs \ + Ajouter
  • Champs à renseigner :
    • Rattacher à un groupe local (menu déroulant)
    • Nom (Nom du magasin qui fait comptoir, nom de la personne qui fait comptoir mobile, ou ce qu'on veut…
    • Description : texte libre avec possibilité d'y insérer liens, images, tableaux… ;
    • Cocher [x] Activé ?
    • Contact (c'est informatif et facultatif : nom, téléphone, mail, affiché o/n?)
    • Média : possibilité de télécharger un fichier image (jpg ou png) : logo, menu, magasin… ;
    • Adresse / Code postal / Ville
    • Géolocaliser pour vérifier le bon emplacement, corriger si besoin… ;
  • Valider : Créer)
Créer Gestionnaire de comptoir
  • Se connecter avec Gestionnaire de groupe ou rôles supérieurs (SuperAdmin ou AdminSiège…)
  • Se rendre sur Administration \ utilisateurs et sélectionner l'adhérent
  • Sécurité \ Groupes de rôles possibles : cocher [x] Comptoir
  • Ceci fait apparaître le champ Comptoir géré (obligatoire) : choisir le(s) comptoir(s) dans la liste déroulante. On peut gérer plusieurs comptoirs et plusieurs personnes peuvent (co)gérer le même comptoir. C'est utile si, par exemple, un admin veut assister un responsable de magasin qui accepte de jouer le rôle de comptoir ;
  • Cocher ou non le champ Peut valider les demandes d'achat de e-mlc. Si c'est coché cette personne pourra valider la réception d'un paiement au comptoir (espèces ou chèque) et créditer ainsi le compte numérique de l'utilisateur. Bien noter que cette faculté est accordée à une personne physique, pas à une personne morale.
  • Validation : Mettre à jour et fermer

Prestataire

Créer un Prestataire

  • Se connecter avec Gestionnaire de groupe, Admin Siège ou SuperAdmin ;
  • Administration \ Prestataires \ Ajouter
  • Saisir :
    • Type [x] Prestataire ou Partenaire
    • Groupe local
    • Raison
      le champ “Raison” correspond à la Raison sociale du prestataire c'est à dire son nom public (par ex. les légumes du soleil) à ne pas confondre avec le nom de l'entreprise qui peut être différent et avec une adresse différente.
    • Statut
      l'usage de ce champ n'est pas défini de façon stricte. On peut par exemple l'utiliser pour préciser le métier en complément du champ “rubrique” (Exemples : rubrique “restaurant”, statut “végétarien” ou “spécialités régionales”… ou rubrique “artisanat”, statut “cordonnier”) ;
    • SIRET
      le n° Siret est obligatoire… pour le logiciel ! C'est une donnée administrative, pas fonctionnelle. Si on ne l'a pas on peut mettre n'importe quelle suite de 14 chiffres (même des zéros) et ça passe !
    • IBAN (facultatif et non fonctionnel ; c'est un rappel pour le trésorier en cas de virement à faire, par ex. reconversion)
    • Responsable et Métier-Responsable (facultatifs) : ces champs sont “publics” ;
    • Horaires (sera affiché dans la bulle du prestataire sur la carte)
    • Site web (vérifier la bonne saisie…)
    • Description
      dans cet espace la saisie est libre. On peut enrichir le texte (gras, italique…), faire des listes à puces, insérer tableaux, images ou liens web… On peut même préciser un n° de téléphone cliquable sur un smartphone…;
    • Taux de reconversion
      indiquer le pourcentage retenu sur les opérations de reconversion pour ce prestataire (nulle ou vide appliquera le taux indiqué par défaut dans configuration) ;
    • Cocher ou non Accepte la monnaie électronique. En effet ce n'est pas automatique.
    • [x] Activé ? cocher cette case obligatoirement ;
    • Contact(s)
      ce champ facultatif permet d'indiquer un nom, un n° de tél, une adresse courriel et de préciser si ceux-ci doivent être “publics” ou rester à usage interne pour l'administration de la MLCC. On peut entrer plusieurs “contacts” ;
    • Adresse(s)
      libellé de l'adresse, code postal et ville (il faut donner un nom à l'adresse, ex. : “boutique” ou “siège”). Cocher [x] visible sur la carte (ou pas si adresse administrative par ex.). Géolocaliser et vérifier le bon emplacement, modifier si besoin d'un simple clic dans la carte. On peut entrer plusieurs adresses, visibles sur la carte ou non (magasin1, atelier, siège…). En cas de prestataires différents à la même adresse, voir la FAQ
    • Tag
      ce champ permet d'affecter au prestataire des informations du style “agréé” “prospect” “annulé” “suspendu”… Choisir un plusieurs tag(s) dans les options proposées (la liste est modifiable dans Prestataires/Tags). Permet ensuite de faire des recherches ciblées dans la liste des prestataires (fonction admin)
    • Rubrique(s)
      ce champ, qui indique le domaine d'activité du prestataire, est essentiel pour l'organisation de l'information aux utilisateurs. On choisit une ou plusieurs rubriques dans la liste (celle-ci est modifiable dans Prestataires/Rubriques). Mais une seule icône apparaîtra sur la carte (laquelle?)
    • Image/Média : on peut associer une image au prestataire (logo par exemple ou façade du magasin…). Cette image apparaît dans la bulle sur la carte interactive. Conseil : mettre une image de taille réduite, par exemple 250px de largeur
Gestionnaires et Caissiers
  • Gestionnaire(s) Associer à un(des) utilisateur(s) existant(s) : Choisir dans la liste déroulante (on peut taper les premières lettres pour faciliter). Comme indiqué, on peut en désigner plusieurs. Le Gestionnaire est celui qui administre le compte du prestataire : transactions, reconversions, données personnelles, fiche d'information publique, consultation du e-compte…
  • Caissier(s) Associer à un(des) utilisateur(s) existant : Choisir dans la liste déroulante (on peut taper les premières lettres pour faciliter). Comme indiqué, on peut en désigner plusieurs. Un Caissier peut seulement se connecter sur le compte du prestataire pour contrôler les paiements en e-Molo par les clients-utilisateurs.
  • Valider : Créer

Le compte numérique du professionnel


Précisions sur les différentes opérations

Achat de e-Molos : un prestataire ou un adhérent convertit des Euros en e-Molo par paiement chèque, virement, espèces ou paiement en ligne via HelloAsso.

  • le solde e-Molo du prestataire ou de l’adhérent augmente ;
  • le solde de monnaie numérique nantie “en circulation” augmente ;
  • les euros sont transférés vers le compte de réserve (manuellement s'il s'agit d'espèces ou chèque).

Achat de Molos : achat de billets de Molo contre Euros au comptoir, par un prestataire ou un adhérent.

  • le solde de billets disponibles au comptoir diminue ;
  • le total de monnaie nantie augmente.

Retrait de billets au comptoir : : un prestataire ou un adhérent retire, au comptoir, des billets de Molo à partir de son compte e-Molo (ou e-compte).

  • le solde de billets disponibles au comptoir diminue ;
  • le solde e-Molo du prestataire ou de l’adhérent diminue ;
  • le total de monnaie nantie “en circulation” reste fixe (des e-Molo sont simplement remplacés par des Molo papier).

Dépôt de billets au comptoir : dépôt de billets de Molo au comptoir par un prestataire.

  • le solde de billets disponibles au comptoir augmente ;
  • le solde e-Molo du prestataire augmente ;
  • le total de monnaie nantie “en circulation” reste fixe (des Molo sont simplement remplacés par des e-Molo)

Reconversion de e-Molos en Euros : le prestataire qui possède des e-Molo (après les avoir encaissés dans le cadre de son activité ou avoir déposé des billets au comptoir) et souhaite les “échanger” contre des euros fait une demande de reconversion.

  • les e-Molo sont retirées du solde du prestataire ;
  • le versement des euros doit être fait à la main par le trésorier à partir du compte de réserve de l'association (virement ou chèque).

:!: S'il est pratiqué une “commission de reconversion”, le versement en € sera amputé du pourcentage prévu, et le trésorier devra faire deux mouvements différents : compte “réserve” vers compte “fonctionnement”, puis compte “fonctionnement” vers le prestataire..

  • Exemple :
  • Le prestataire veut reconvertir 1000 e-Molos ;
  • Le taux de reconversion est de 2% ;
  • Le trésorier fait un virement de 1000€ du compte “réserve” vers le compte “fonctionnement” de l'asso ;
  • Le trésorier fait un virement de (1000 - 2%) = 980 € du compte “fonctionnement” vers le prestataire.
    • Bilan :
    • 1000 e-Molos ont été “dénantis”: le total des e-Molo en circulation diminue ;
    • le compte e-Molo du prestataire diminue ;
    • 1000 € ont été retirés du compte de réserve ;
    • l'association a encaissé (1000 - 980) = 20 € pour son fonctionnement.

Reconversion Molo ⇒ Euro :
voir discussion
:?: Elle se fait en deux temps : dépôt des coupons dans un comptoir (portés au crédit du compte en e-Molo), puis demande de reconversion des e-Molos ainsi obtenus à partir de l'interface du prestataire. Les euros correspondants seront versés par virement par le trésorier comme ci-dessus. Si accord préalable les Unités de MLCC (Molo ou e-Molo) peuvent être reconverties directement auprès du siège.

doc/doc.txt · Dernière modification: 2021/11/16 14:11 de jack